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Ratgeber · 7 Min. Lesezeit · Invoice Pilot Redaktion

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer: Checkliste für die Softwareauswahl

Die meisten Vergleichslisten für Rechnungsprogramme zählen Funktionen auf, die ein Ein-Personen-Betrieb nie braucht – Lagerverwaltung, Projektzeiten, Mehrmandanten. Entscheidend sind für Kleinunternehmer und Freiberufler ganz andere Punkte. Diese neun Kriterien solltest du vor der Entscheidung durchgehen.

Wichtigster Punkt zuerst: Seit dem 1.1.2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Software, die das nicht kann, fällt unabhängig vom Preis durch.

Die neun Kriterien im Detail

1. Eingehende E-Rechnungen verarbeiten

Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können – Kleinunternehmer eingeschlossen. Prüfe, ob die Software XRechnung und ZUGFeRD nicht nur anzeigt, sondern die enthaltenen Daten ausliest und als Beleg ablegt. Hintergrund: E-Rechnungspflicht.

2. Korrekter Hinweis nach § 19 UStG

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer braucht den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Gute Programme setzen ihn automatisch, statt ihn als Freitextfeld zu überlassen – und rechnen die Positionen mit 0 % statt mit einem gelöschten Steuersatz. Details zu § 19 UStG.

3. Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG

Rechnungsnummer, Adressblöcke, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum und Leistungsbeschreibung müssen vollständig auf jeder Rechnung stehen. Teste das mit einer Beispielrechnung, bevor du dich entscheidest. Übersicht der Pflichtangaben.

4. GoBD-konforme Archivierung

Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, unveränderbar und maschinell auswertbar. Ein Programm, in dem sich eine versendete Rechnung nachträglich still ändern lässt, erfüllt das nicht. Achte auf Festschreibung, lückenlose Nummernkreise und Stornos als Gutschrift. Was GoBD verlangt.

5. Preistransparenz und Vertragslaufzeit

Prüfe, ob der Preis mit Belegzahl, Kundenanzahl oder Nutzern steigt, ob Funktionen wie E-Rechnung oder Banking extra kosten und ob eine Mindestlaufzeit gilt. Monatlich kündbar und ein einziger Tarif ersparen dir spätere Überraschungen.

6. DATEV-Export für den Steuerberater

Wenn eine Kanzlei bucht, ist ein Buchungsstapel im EXTF-Format mit SKR03 oder SKR04 deutlich weniger Arbeit als ein Ordner voller PDFs. Frag die Kanzlei vorher, welches Format sie erwartet. DATEV-Export erklärt.

7. Belegerfassung ohne Abtippen

Belege per Foto oder PDF hochladen und Betrag, Datum, Mehrwertsteuer und Anbieter automatisch auslesen zu lassen, spart mehr Zeit als jede andere Einzelfunktion – gerade bei vielen kleinen Ausgaben. Belege digital erfassen.

8. Zahlungsabgleich mit dem Bankkonto

Ohne Abgleich weißt du nie sicher, welche Rechnung offen ist. Achte darauf, ob die Software ein Bankkonto anbinden oder zumindest einen Kontoauszug importieren kann und Zahlungen automatisch zuordnet. Zum Kontoabgleich.

9. Datenexport und Ausstiegsmöglichkeit

Deine Rechnungs- und Kundendaten sollten sich jederzeit vollständig exportieren lassen. Wer das nicht anbietet, macht den Wechsel künstlich teuer.

So testest du eine Software in 20 Minuten

  1. Eine echte Rechnung nachbauen und als PDF ausgeben – stimmen alle Pflichtangaben?
  2. Dieselbe Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung exportieren – kommt eine gültige Datei heraus?
  3. Einen Kleinunternehmer-Beleg fotografieren und prüfen, ob Betrag und Anbieter korrekt erkannt werden.
  4. Eine festgeschriebene Rechnung nachträglich ändern wollen – wird das blockiert?
  5. Den Steuerberater-Export einmal erzeugen und der Kanzlei zur Prüfung schicken.

Häufige Fragen

Worauf sollten Kleinunternehmer bei einem Rechnungsprogramm zuerst achten?

Auf drei Punkte: Kann die Software Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem korrekten Hinweis nach § 19 UStG ausstellen, kann sie eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) verarbeiten und archivieren, und ist der Preis ohne Mindestlaufzeit transparent? Alles andere ist nachrangig.

Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1.1.2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können – auch Kleinunternehmer. Von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer nach der aktuellen Fassung des UStG dagegen ausgenommen.

Braucht ein Kleinunternehmer einen DATEV-Export?

Nur wenn ein Steuerberater die Buchhaltung übernimmt. Dann spart ein Buchungsstapel im EXTF-Format viel Nacharbeit gegenüber PDF-Sammlungen. Wer selbst eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, kommt oft mit CSV-Exporten aus.

Wie viel darf ein Rechnungsprogramm kosten?

Für Ein-Personen-Betriebe sind einstellige Monatsbeträge üblich. Wichtiger als der Grundpreis ist, ob er mit Belegzahl, Nutzern oder Rechnungsvolumen steigt und ob eine Mindestlaufzeit gilt.

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