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Ratgeber · 6 Min. Lesezeit · Invoice Pilot Redaktion

Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Muster & praktische Vorlage 2026

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung – sie ist ein umsatzsteuerlicher Beleg. Fehlen Pflichtangaben, verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug und du bekommst Ärger mit dem Finanzamt. Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie du eine Rechnung mit den erforderlichen Pflichtangaben erstellst – als Kleinunternehmer, Freiberufler oder GmbH.

Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede Rechnung über 250 € muss die folgenden Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
  • Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € reichen Name & Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und -betrag ergänzt du den Hinweis:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Alle anderen Pflichtangaben bleiben identisch. Für die praktische Umsetzung findest du hier das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

E-Rechnung – was beim Rechnung schreiben gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Für das Ausstellen gelten dagegen Übergangsregelungen: PDF- und Papierrechnungen sind im B2B mit Zustimmung des Empfängers zunächst weiter zulässig. Verpflichtend wird das Ausstellen ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen – Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben davon dauerhaft ausgenommen.

Wer schon jetzt strukturiert ausstellen will, nutzt ZUGFeRD oder XRechnung. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen die Produktseiten E-Rechnung Software und XRechnung Software. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.

In 3 Schritten zur fertigen Rechnung

  1. 1

    Kunde & Leistung erfassen

    Kundendaten einmalig anlegen, Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz eingeben.

  2. 2

    Vorlage prüfen

    Invoice Pilot füllt alle §14-Pflichtangaben automatisch aus und vergibt die nächste Rechnungsnummer.

  3. 3

    Als E-Rechnung senden

    PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML per E-Mail versenden – Banking-Abgleich meldet den Zahlungseingang automatisch.

Wenn du diese Schritte regelmäßig erledigst, hilft dir die Übersicht zur Rechnungssoftware für Selbstständige bei der Auswahl. Bei gleichbleibenden Leistungen findest du unter wiederkehrende Rechnungen automatisieren den passenden Ablauf.

Vorlage & Software statt Word-Chaos

Mit Invoice Pilot erstellst du deine erste Rechnung mit den erforderlichen Pflichtangaben in unter 2 Minuten – inklusive ZUGFeRD-Format, GoBD-Archivierung und automatischer Zahlungserinnerung. Keine Kreditkarte, 14 Tage kostenlos.

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Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Je nach Unterlagenart gelten unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Ausgestellte Rechnungen werden vor nachträglichen Inhaltsänderungen geschützt.

Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?

Ja, aber nicht lückenlos. Wichtig ist: einmalig vergeben, nachvollziehbar, fortlaufend im gleichen Nummernkreis.

Was tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?

Nach Fälligkeit eine Mahnung schreiben – Invoice Pilot erledigt das automatisch.

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