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Ratgeber · 6 Min. Lesezeit · Invoice Pilot Redaktion

Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Muster & rechtssichere Vorlage 2026

Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung – sie ist ein umsatzsteuerlicher Beleg. Fehlen Pflichtangaben, verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug und du bekommst Ärger mit dem Finanzamt. Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, wie du eine rechtssichere Rechnung schreibst – als Kleinunternehmer, Freiberufler oder GmbH.

Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede Rechnung über 250 € muss die folgenden Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
  • Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
  • Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € reichen Name & Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und -betrag ergänzt du den Hinweis:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Alle anderen Pflichtangaben bleiben identisch.

E-Rechnung ab 2025 – was zu beachten ist

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im B2B die E-Rechnungs-Pflicht. Deine Rechnung muss dann im Format ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen – eine klassische PDF reicht nicht mehr.

In 3 Schritten zur fertigen Rechnung

  1. 1

    Kunde & Leistung erfassen

    Kundendaten einmalig anlegen, Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz eingeben.

  2. 2

    Vorlage prüfen

    Invoice Pilot füllt alle §14-Pflichtangaben automatisch aus und vergibt die nächste Rechnungsnummer.

  3. 3

    Als E-Rechnung senden

    PDF mit eingebettetem ZUGFeRD-XML per E-Mail versenden – Banking-Abgleich meldet den Zahlungseingang automatisch.

Vorlage & Software statt Word-Chaos

Mit Invoice Pilot schreibst du deine erste rechtssichere Rechnung in unter 2 Minuten – inklusive ZUGFeRD-Format, GoBD-Archivierung und automatischer Zahlungserinnerung. Keine Kreditkarte, 14 Tage kostenlos.

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Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

10 Jahre – GoBD-konform, also unveränderbar und jederzeit lesbar.

Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?

Ja, aber nicht lückenlos. Wichtig ist: einmalig vergeben, nachvollziehbar, fortlaufend im gleichen Nummernkreis.

Was tun, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird?

Nach Fälligkeit eine Mahnung schreiben – Invoice Pilot erledigt das automatisch.

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