Invoice Pilot
14 Tage gratis testen

Produkt · E-Rechnung

XRechnung Software für Selbstständige und kleine Unternehmen

Invoice Pilot erzeugt aus deiner normalen Rechnung eine XRechnung 3.0 als UBL-XML oder eine ZUGFeRD-/Factur-X-Datei im Profil EN 16931 – geprüft auf Pflichtangaben, versendbar per E-Mail und archiviert im Konto. Ein Tarif, 9,99 € im Monat.

Kostenlos starten Was die E-Rechnungs-Pflicht verlangt
Rechnungsübersicht in Invoice Pilot mit Download-Optionen für XRechnung und ZUGFeRD

So entsteht eine XRechnung in Invoice Pilot

  1. 1

    Rechnung wie gewohnt anlegen

    Kunde wählen, Positionen erfassen, Steuerbehandlung pro Position festlegen (Regelsteuersatz, § 19 UStG, § 13b Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhr). Pflichtangaben einer Rechnung.

  2. 2

    Pflichtfelder werden vor der Ausgabe geprüft

    Fehlt die Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID, die USt-IdNr. oder Steuernummer, eine Anschrift, die Telefonnummer oder die IBAN, bricht Invoice Pilot ab und benennt das fehlende Feld – statt eine unvollständige Datei auszugeben.

  3. 3

    Format wählen und versenden

    XRechnung als XML herunterladen oder die ZUGFeRD-PDF direkt per E-Mail an den Kunden schicken. Die E-Mail enthält die PDF mit eingebettetem XML als echten Anhang.

Unterstützte Formate

XRechnung 3.0

UBL-XML mit der CustomizationID für XRechnung 3.0. Rechnungen und Gutschriften (Storno als CreditNote mit TypeCode 381 und Verweis auf die Originalrechnung).

ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931)

PDF/A-3 mit eingebetteter factur-x.xml im Profil EN 16931 – lesbar für Menschen, auswertbar für Software. Mehr zu ZUGFeRD.

XRechnung nutzt die UBL-Syntax, ZUGFeRD/Factur-X die CII-Syntax – Invoice Pilot erzeugt beide korrekt validiert.

Vor dem Versand prüft Invoice Pilot jede Rechnung automatisch auf die Pflichtangaben der EN 16931 – Käuferreferenz, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Anschrift, IBAN, Steuerberechnung und IDs. Die Generatoren selbst werden fortlaufend gegen die aktuellen KoSIT-Geschäftsregeln (Schematron) für XRechnung 3.0.2 geprüft, inklusive Formatversion. Das ist eine technische Validierung, keine Zertifizierung und keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Keine Zusatzkosten: XRechnung- und ZUGFeRD-Erstellung, -Validierung und -Archivierung sind im Grundpreis enthalten – keine Gebühr pro Rechnung, kein Aufpreis für Portalübertragung.

Unterschied zu einem reinen PDF-Rechnungsgenerator

PDF-Generator

  • • Erzeugt ein Bild-/Textdokument ohne strukturierte Daten
  • • Enthält keine strukturierten Rechnungsdaten für die automatische Verarbeitung
  • • Keine Prüfung auf Käuferreferenz oder Steuerlogik

Invoice Pilot

  • Strukturiertes XML nach EN 16931
  • Steuerbehandlung je Position inkl. gesetzlicher Hinweise
  • Rechnungsnummern werden fortlaufend und eindeutig vergeben
  • Belege, Kontoabgleich und Steuerberater-Export im selben Tool

Nicht nur ausstellen – auch empfangen und buchen

E-Rechnungs-Eingang

Jedes Konto kann eine eigene Eingangs-E-Mail-Adresse aktivieren. Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden ausgelesen und als Beleg angelegt.

Zahlungen zuordnen

Kontoauszug hochladen und Zahlungen automatisch Rechnungen zuordnen – inklusive Rücklastschriften. Zum Kontoabgleich.

Übergabe & Archiv

Festgeschriebene Rechnungen lassen sich nicht mehr nachträglich ändern. GoBD-konform archivieren und per DATEV-Export an den Steuerberater geben.

Für wen sich Invoice Pilot eignet

  • Selbstständige und Freiberufler, die B2B-Kunden abrechnen
  • Kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe mit wenigen Nutzern
  • Auftragnehmer öffentlicher Auftraggeber, die eine Leitweg-ID angeben müssen
  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die E-Rechnungen empfangen müssen

Invoice Pilot ist auf Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen zugeschnitten, die XRechnung-/ZUGFeRD-konform fakturieren müssen – nicht auf Konzerne mit Peppol-Netzwerkanbindung oder SAP-Integration. Für Behördenrechnungen erzeugen wir die korrekte XRechnung inklusive Leitweg-ID; den Versand über das jeweilige Länder- oder Bundesportal übernimmst du manuell. Eine Peppol-Übertragung oder eine automatische Einreichung bei Behörden bieten wir bewusst nicht an.

Worauf sollte man bei XRechnung-Software achten?

Acht Punkte, an denen sich XRechnung-Software in Deutschland messen lassen muss:

  • Rechtskonformität: § 14 UStG verlangt ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931 – ein PDF allein genügt nicht.
  • Unterstützte Formate: XRechnung 3.0 in UBL-Syntax und ZUGFeRD/Factur-X in CII-Syntax, beide im Profil EN 16931.
  • Validierung vor dem Versand: Pflichtfelder, Steuerberechnung und IDs werden vor der Ausgabe geprüft; die Generatoren selbst werden laufend gegen die offiziellen KoSIT-Prüfwerkzeuge für XRechnung 3.0.2 getestet.
  • Empfang eingehender E-Rechnungen: Eine eigene Eingangsadresse, die XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien ausliest und als Beleg anlegt.
  • DATEV-Export: Buchungsstapel für den Steuerberater, ohne Nachbau in Excel.
  • GoBD-konforme Archivierung: Unveränderbare Ablage über die zehnjährige Aufbewahrungsfrist, Korrekturen nur per Storno.
  • DSGVO und EU-Hosting: Verarbeitung in der EU, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO.
  • Transparenter Preis: Keine versteckten Zusatzkosten pro Rechnung, pro Format oder für eine Portalanbindung.

Invoice Pilot erfüllt diese Punkte für Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen ab 9,99 € im Monat.

Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz: DSGVO-konform (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO), Hosting in der EU (AWS-Region Irland), Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (Encryption at Rest), Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugriffe. Details zur Sicherheitsarchitektur.

Häufige Fragen

Welche E-Rechnungs-Formate erzeugt Invoice Pilot?

Invoice Pilot erzeugt XRechnung 3.0 als UBL-XML (CustomizationID urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0) sowie ZUGFeRD / Factur-X im Profil EN 16931 als PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei.

Brauche ich für XRechnung eine Leitweg-ID?

Für XRechnung ist eine Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID) Pflicht. Invoice Pilot prüft dieses Feld vor dem Erzeugen und meldet fehlende Pflichtangaben, statt eine unvollständige Datei auszugeben.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail aus?

Eine reine PDF enthält keine strukturierten Rechnungsdaten. XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931 stellen maschinenlesbare Rechnungsdaten bereit.

Kann Invoice Pilot auch eingehende E-Rechnungen verarbeiten?

Ja. Jedes Konto kann eine eigene Eingangs-E-Mail-Adresse aktivieren. Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden ausgelesen und als Beleg angelegt.

Wie werden Stornos abgebildet?

Ein Storno wird als Gutschrift mit TypeCode 381 und Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer erzeugt – nicht als nachträglich geänderte Rechnung.

Was kostet die XRechnung-Funktion?

Nichts extra. Invoice Pilot kostet 9,99 € pro Monat – XRechnung und ZUGFeRD sind im einzigen Tarif enthalten. 14 Tage kostenlos testen.

Weiterlesen

Alle Ratgeber im Überblick: Ratgeber-Hub

14 Tage kostenlos testen

XRechnung und ZUGFeRD sind im Preis von 9,99 € pro Monat enthalten.

Invoice Pilot gratis testen