Ratgeber · 5 Min. Lesezeit · Invoice Pilot Redaktion
Mahnung schreiben: Vorlage, Mahngebühren & Verzugszinsen einfach erklärt
Ein zahlungsunwilliger Kunde ist ärgerlich – und teuer. Eine gut geschriebene Mahnung bringt oft schneller Geld als ein Anruf. Dieser Ratgeber zeigt, wann du mahnen darfst, welche Gebühren und Zinsen erlaubt sind und wie du Mahnungen rechtssicher formulierst.
Wichtig
Der Kunde muss sich in Verzug befinden. Ohne vereinbartes Zahlungsziel tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Rechnungserhalt ein (§286 Abs. 3 BGB) – bei Verbrauchern nur, wenn du sie auf der Rechnung darauf hingewiesen hast.
Die drei üblichen Mahnstufen
- 1
Zahlungserinnerung
Freundlich, ohne Mahngebühren. Neue Zahlungsfrist von 7–14 Tagen setzen.
- 2
1. Mahnung
Sachlicher Ton, kleine Mahngebühr (2,50–5 €), neue Frist 7 Tage.
- 3
2. bzw. letzte Mahnung
Deutlich, mit höherer Gebühr, Verzugszinsen und Hinweis auf gerichtliches Mahnverfahren.
Mahngebühren & Verzugszinsen
- Mahngebühren müssen dem tatsächlichen Aufwand entsprechen (2,50–5 € üblich)
- Bei B2B: zusätzlich 40 € Verzugspauschale nach §288 Abs. 5 BGB
- Verzugszinsen: 5 % über Basiszinssatz (B2C) bzw. 9 % über Basiszinssatz (B2B)
- Mahn- und Portokosten dürfen separat berechnet werden – Personalkosten nicht
Mahnung schreiben – die Pflichtangaben
- Bezug auf die offene Rechnung (Nummer, Datum, Betrag)
- Aufforderung zur Zahlung mit neuer Frist
- Auflistung der Mahngebühren und Verzugszinsen
- Gesamtsumme inkl. Zinsen und Gebühren
- Bankverbindung und Verwendungszweck
Mahnwesen auf Autopilot
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