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Produkt · Kleinunternehmer

Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Als Kleinunternehmer schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer – dafür mit einem Pflichthinweis, der auf jeder Rechnung stehen muss. Dazu kommt seit 2025 die Pflicht, eingehende E-Rechnungen empfangen und aufbewahren zu können. Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer muss deshalb beides zugleich abdecken: korrekte Rechnungen ohne Umsatzsteuer und einen sauberen Belegeingang – ohne dass du dich in Buchhaltungssoftware einarbeiten musst.

Kostenlos starten Was die Kleinunternehmerregelung verlangt

Was ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer können muss

  • Erstellt Rechnungen automatisch mit dem Pflichthinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ – ohne Umsatzsteuerausweis
  • Empfängt E-Rechnungen – seit dem 1.1.2025 auch für Kleinunternehmer Pflicht – und archiviert sie GoBD-konform
  • Hilft, die Umsatzgrenzen im Blick zu behalten: 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr – der Ratgeber erklärt, wie die Grenzen zusammenspielen
  • Erlaubt beim Ausstellen weiterhin klassische PDF-Rechnungen, da Kleinunternehmer von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht befreit bleiben
  • Bietet einen DATEV-Export für die Übergabe an den Steuerberater
  • Ist ohne Buchhaltungsvorkenntnisse bedienbar und hat einen transparenten Preis

Invoice Pilot als Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Rechnung ohne USt

Ist das Konto als Kleinunternehmer eingerichtet, entstehen Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis und mit dem Hinweis nach § 19 UStG – automatisch auf jeder Rechnung. Alle Pflichtangaben im Überblick.

E-Rechnung empfangen

Dein Konto bekommt eine eigene Eingangs-E-Mail-Adresse. Eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien werden ausgelesen, als Beleg angelegt und GoBD-konform archiviert. Mehr zur E-Rechnung Software.

Übergabe

Rechnungen und Belege gehen als DATEV-Buchungsstapel an die Kanzlei – ohne Sammelmappe und Nachfragen. DATEV Export Software.

Warum Vorlagen aus Word und Excel hier oft scheitern

Am Anfang reicht eine Vorlage: Nummer hochzählen, Betrag eintragen, PDF exportieren. Die Probleme kommen später – doppelt vergebene Rechnungsnummern, ein vergessener § 19-Hinweis, nachträglich geänderte Dateien, die den GoBD-Anforderungen nicht mehr genügen, und ein Ordner voller E-Mails, in dem eingegangene E-Rechnungen niemand mehr findet.

In Invoice Pilot läuft das an einer Stelle: Rechnung schreiben, Beleg erfassen, Zahlung über den Kontoabgleich zuordnen, DATEV-Export ziehen. Ein Datenbestand, ein Abo, 9,99 € im Monat.

Für wen geeignet

  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG mit B2B- oder B2C-Kunden
  • Selbstständige und Freiberufler am Anfang ihrer Tätigkeit
  • Wer die Umsatzgrenze im Blick behalten und sauber dokumentiert bleiben will

Ehrlich gesagt: Wer die Grenze überschreitet und zur Regelbesteuerung wechselt, kann Invoice Pilot weiter nutzen – muss die neue Steuerpflicht aber selbst in den Rechnungseinstellungen berücksichtigen. Invoice Pilot ersetzt keine Steuerberatung.

14 Tage kostenlos, danach 9,99 € im Monat

Ein Tarif mit allem: Rechnungen ohne Umsatzsteuer, E-Rechnungs-Eingang, Belege, Kontoabgleich, GoBD-Archiv und DATEV-Export. Keine Kreditkarte für den Test, keine Zusatzkosten pro Rechnung, monatlich kündbar.

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Häufige Fragen

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt ein Rechnungsprogramm?

Pflicht ist es nicht – auch eine Rechnung aus Word oder Excel ist gültig, solange alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten sind. In der Praxis lohnt sich ein Programm trotzdem: Es sorgt für fortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken, setzt den Hinweis nach § 19 UStG automatisch, archiviert die Rechnungen GoBD-konform unveränderbar und macht die Übergabe an den Steuerberater per DATEV-Export zu einem Klick. Genau die Punkte, an denen handgebaute Vorlagen typischerweise scheitern.

Muss ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer E-Rechnungen unterstützen?

Ja, zumindest beim Empfangen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können – Kleinunternehmer eingeschlossen. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer dagegen dauerhaft befreit, PDF-Rechnungen bleiben also erlaubt. Ein passendes Programm muss deshalb eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien lesbar machen und GoBD-konform archivieren.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?

Dann ändert sich die steuerliche Behandlung: Die Kleinunternehmerregelung entfällt und du weist auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer aus. Ein Softwarewechsel ist dafür nicht nötig – du stellst weiter im selben Programm Rechnungen, nur die Steuerbehandlung ist eine andere. Welche Umsatzgrenzen genau gelten und ab wann der Wechsel greift, erklärt der Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung. Im Zweifel ist das eine Frage für den Steuerberater, nicht für die Software.

Was kostet ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer?

Invoice Pilot kostet 9,99 € pro Monat – ein Tarif, alle Funktionen. Es gibt keine Zusatzkosten pro Rechnung, keine Gebühr für den E-Rechnungs-Eingang und keinen Aufpreis für den DATEV-Export. 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte, monatlich kündbar.

Kann ich später zur Regelbesteuerung wechseln, ohne das Programm zu wechseln?

Ja. Die Rechnungsstellung läuft unverändert weiter; ob du mit oder ohne Umsatzsteuer abrechnest, ist eine steuerliche Entscheidung und eine Frage der Rechnungseinstellungen – keine Grenze der Software. Bestehende Rechnungen bleiben unverändert archiviert, Kunden, Belege und der DATEV-Export bleiben erhalten.

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Alle Funktionen sind im Preis von 9,99 € pro Monat enthalten.

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